Im większy projekt, tym łatwiej stracić kontrolę nad budżetem na którymś etapie pracy. Rzetelne biuro inżynierskie musi nieustannie o tym pamiętać i dostosować swoją strategię do danego zadania. Istnieje kilka zaleceń, dzięki którym zarobki i wydatki pozostaną w sztywnych ramach ustalonego budżetu.
Jak biuro inżynierskie może utrzymać budżet w ryzach?
Biuro inżynierskie powinno przede wszystkim obliczyć koszta, jakie poniesie w czasie trwania projektu. To najważniejszy etap planowania, ponieważ to tutaj ustalasz, które koszta pokrywa Twoje biuro inżynierskie, a które inwestor. Warto również dokonać podziału kategorii kosztów. Dzięki temu uzyskasz większą klarowność, a co za tym idzie większą kontrolę nad wydatkami. Wyraźnie rozdziel wynagrodzenie personelu, koszty podróży i ewentualnego zakwaterowania. Uwzględnij także koszty badań lekarskich oraz BHP.
Monitoruj swoje wydatki
Kiedy już wiesz, jakie są planowane koszty na każdym poszczególnym etapie projektu, musisz to konsekwentnie monitorować. Nawet najlepszy budżet nie spełni swojej funkcji, kiedy regularnie się go nie dogląda. Kiedy zauważysz znaczącą różnicę między wydatkami a planem, reaguj. Ustal, gdzie leży przyczyna problemu i postaraj się ją jak najszybciej wyeliminować. Pamiętaj tylko, że niewielkie odchyły powinny zostać uwzględnione na pierwszym etapie planowania. W innym przypadku spędzisz dodatkowy czas na ustalaniu, czy te wahania są naturalną konsekwencją prac, czy nieprzewidzianym zdarzeniem.
Trzymaj się ustalonego planu
Jeśli masz już ustalony budżet i regularnie go monitorujesz, to nie pozostało nic innego, jak rzetelne trzymanie się planu. Żaden budżet nie pomoże, jeśli na każdym kroku będziesz go łamać. Wystarczy jeden ryzykowny zakup, żeby rozbić cały plan. Kiedy raz zejdzie się z wyznaczonego planu, bardzo ciężko jest do niego wrócić, ponieważ jedne koszta zaczynają pociągać inne. Tworzy się w ten sposób łańcuch, który po jakimś czasie robi poważną „dziurę budżetową”.
